Vừa qua, tại TP. HCM, Visa vừa tổ chức Diễn đàn về Giải pháp Quản lý Chi phí Công tác Doanh nghiệp với chủ đề “Tối ưu công tác phí - Vận hành hiệu quả hơn”. Tại sự kiện, các chuyên gia hàng đầu trong ngành đã cùng thảo luận về giải pháp thanh toán kết nối, tích hợp dữ liệu và tối ưu hóa quy trình quản lý nhằm giúp doanh nghiệp đảm bảo chi tiêu phù hợp với chính sách nội bộ, đồng thời thúc đẩy hiệu suất và tăng trưởng.

Ông Gareth Parrington, Trưởng bộ phận Giải pháp Doanh nghiệp, Visa khu vực Đông Nam Á chia sẻ tại Diễn đàn.

Visa (NYSE: V), công ty công nghệ thanh toán điện tử hàng đầu thế giới, nhấn mạnh sự cần thiết của việc đổi mới phương thức quản lý chi phí và công tác phí tại các doanh nghiệp Việt Nam, chuyển từ hậu kiểm sang chủ động kiểm soát ngay tại thời điểm ra quyết định và thực hiện thanh toán.

Thách thức hiện nay không chỉ dừng lại ở việc chi phí công tác ngày càng đắt đỏ, mà thực tế là tổng mức chi tiêu đang tăng nhanh hơn khả năng giám sát và quản lý của nhiều doanh nghiệp. Để thu hẹp khoảng cách này, doanh nghiệp không thể chỉ dựa vào việc cải thiện quy trình hoàn ứng hay tăng cường hậu kiểm sau chuyến đi. Thay vào đó, các doanh nghiệp có thể chủ động kiểm soát chi phí ngay những bước đầu, bằng cách kết nối giữa công cụ thanh toán, chính sách công tác và dữ liệu chi tiêu để quản lý ngân sách ngay từ trước khi phát sinh giao dịch.

Đối với các nhà quản lý tài chính, lợi ích thu về không chỉ dừng lại ở việc cải thiện quy trình xử lý công tác phí. Việc kết nối đồng bộ giữa thanh toán, chính sách và dữ liệu có thể nắm bắt khả năng kiểm soát dòng tiền sớm hơn, chủ động hơn trong quản lý các khoản thu – chi, từ đó nâng cao hiệu quả quản trị tài chính doanh nghiệp.

Bà Trang Dinh, Giám đốc phụ trách Giải pháp Thương mại Visa tại Việt Nam và Lào.

Trong khuôn khổ diễn đàn, các phiên thảo luận bàn tròn đã tập trung phân tích cách thức doanh nghiệp đánh giá hiệu quả kinh tế của các chuyến công tác, dung hòa giữa tiêu chuẩn quản lý công tác phí (T&E) toàn cầu với yêu cầu tại địa phương, đồng thời nhận diện cơ hội tự động hóa quy trình và khắc phục điểm nghẽn.

Bất cập ngày càng lớn giữa công tác phí và khả năng kiểm soát

Theo Hiệp hội Du lịch Doanh nghiệp Toàn cầu (GBTA), tổng công tác phí cho các chuyến công tác trên toàn thế giới dự báo đạt 1,71 nghìn tỷ USD vào năm 2026, tăng 7,2%, trong khi số lượng chuyến đi chỉ tăng khiêm tốn 1,3%. Như vậy, tốc độ gia tăng công tác phí đang nhanh gấp khoảng 5,5 lần so với tần suất chuyến đi và dự kiến sẽ vượt mốc 2 nghìn tỷ USD vào năm 2030.

Tại Việt Nam, công tác phí của các doanh nghiệp dự báo đạt 6,0 tỷ USD vào năm 2026, tăng 13,2%. Đây là mức gia tăng cao nhất khu vực Đông Nam Á và gần gấp đôi tốc độ trung bình toàn cầu. Trong đó, 5 ngành kinh tế hàng đầu là sản xuất máy tính, sản phẩm điện tử, quang học, cùng nhóm ngành cao su, nhựa và khoáng sản chiếm tới 50,2% tổng công tác phí toàn quốc.

Khi ngân sách dành cho công tác phí mở rộng, các phương thức thanh toán cùng dữ liệu rời rạc khiến doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong việc nhận diện xu hướng chi tiêu, thực thi chính sách và ra quyết định kịp thời. Kết quả khảo sát của GBTA được công bố tại diễn đàn chỉ ra rằng: 46% nhân viên công tác chọn dùng thẻ cá nhân thay vì thẻ doanh nghiệp để nhận ưu đãi tích điểm tốt hơn. Bên cạnh đó, 40% người được hỏi cho biết quy trình hoàn ứng mất quá nhiều thời gian, và 27% phải chờ đợi rất lâu mới nhận được thẻ doanh nghiệp sau khi phê duyệt. Những bất cập này khiến bộ phận tài chính thiếu dữ liệu chi tiêu đầy đủ, đồng thời gây trở ngại cho nhân viên khi xử lý các thủ tục hành chính.

Phiên thảo luận về quản lý chi tiêu công tác phí của doanh nghiệp.

Tích hợp kiểm soát xuyên suốt hành trình công tác

Các phiên thảo luận tại Diễn đàn chỉ ra 4 thách thức có mối liên hệ chặt chẽ trong việc quản lý chi phí công tác: các khoản chi được thanh toán phân mảnh theo nhiều phương thức khác nhau; khả năng theo dõi chi tiêu còn hạn chế, phụ thuộc vào việc kê khai của nhân viên; quy trình báo cáo và hoàn phí còn diễn ra thủ công; và khó khăn trong việc bảo đảm nhân viên tuân thủ chính sách cũng như tính xác thực của các khoản chi. Những rào cản này làm gia tăng khối lượng công việc xử lý hành chính, cản trở việc xử lý sớm các trường hợp ngoại lệ, đồng thời hạn chế khả năng quản lý công tác phí hiệu quả của bộ phận tài chính.

“Chi phí công tác đang cao hơn rất nhiều so với số lượng chuyến đi, đặt ra bài toán thay đổi cách tiếp cận đối với công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp. Hậu kiểm chỉ cho biết doanh nghiệp đã chi bao nhiêu, chứ không thể thay đổi giao dịch đã hoàn tất. Việc kiểm soát cần được đưa về sát thời điểm ra quyết định và thanh toán để chính sách được áp dụng khi phát sinh chi phí. Qua đó, bộ phận tài chính có dữ liệu đầy đủ để xử lý ngay, thay vì phải mất thời gian tổng hợp lại”, ông Gareth Parrington, Trưởng bộ phận Giải pháp Doanh nghiệp, Visa khu vực Đông Nam Á chia sẻ.

Đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình thay đổi cách thức quản lý công tác phí, Visa đưa ra các giải pháp thanh toán thương mại, công cụ kiểm soát giao dịch, khả năng giám sát công tác phí và giải pháp tuân thủ, nhằm tạo ra kết nối liền mạch giữa việc thanh toán, chính sách và dữ liệu xuyên suốt hành trình công tác.

Bộ giải pháp gồm Thẻ doanh nghiệp Visa (Visa Corporate Card) phát hành dưới dạng thẻ vật lý và thẻ phi vật lý; Tài khoản công tác tập trung (Central Travel Account – CTA), dùng để thanh toán vé máy bay, vé tàu và phí đặt dịch vụ của công ty quản lý du lịch doanh nghiệp (TMC); và giải pháp thẻ thanh toán ảo (Visa Virtual Cards), hỗ trợ thanh toán theo yêu cầu cho nhân viên đi công tác không thường xuyên và các đối tượng khác.

Các công cụ bổ trợ gồm công cụ theo dõi chi tiêu (Visa Spend Clarity), công cụ kiểm soát thanh toán (Visa Payment Controls) và công cụ quản lý tuân thủ (Visa IntelliLink Compliance Management). Giải pháp dữ liệu của Visa có thể đối chiếu thông tin đặt chỗ với dữ liệu giao dịch, rồi chuyển kết quả sang hệ thống báo cáo hoặc kế toán của doanh nghiệp. Việc tích hợp với các nền tảng quản lý chi phí và mua sắm sẵn có giúp tinh gọn quy trình, giảm gánh nặng nhập liệu thủ công.

Khi triển khai đồng thời các giải pháp, doanh nghiệp có thể đưa quy trình thanh toán đã được phê duyệt vào đúng nơi chi tiêu phát sinh, kết nối dữ liệu thanh toán với dữ liệu chuyến đi, sớm phát hiện và xử lý trường hợp ngoại lệ, cụ thể:

- Trước chuyến đi: Cấp thẻ tự động, theo thời gian thực ngay trong hệ thống đặt chỗ giúp đơn giản hóa việc đặt dịch vụ và hỗ trợ quy trình thanh toán đã được phê duyệt.

- Trong chuyến đi: Tài khoản thẻ phi vật lý thanh toán tập trung có thể hỗ trợ các khoản chi phát sinh trong chuyến đi, đồng thời giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí công tác.

- Sau chuyến đi: Dữ liệu đặt chỗ, giao dịch và hóa đơn được hợp nhất giúp tự động hóa việc đối soát và báo cáo kịp thời hơn.

Nhờ kết nối đồng bộ giữa thanh toán, chính sách và dữ liệu, doanh nghiệp có thể nhận được bức tranh toàn cảnh về các khoản công tác phí, sớm phát hiện trường hợp ngoại lệ và đưa ra quyết định chính xác hơn về ngân sách, cũng như hợp tác với nhà cung cấp. Đội ngũ nhân sự cũng được hưởng lợi từ quy trình thanh toán minh bạch và phương thức quản lý chi phí được phê duyệt thuận tiện hơn.

Xây dựng chương trình quản lý công tác phí (T&E) thông minh và kết nối hiệu quả hơn

Diễn đàn về Giải pháp Quản lý Chi phí Công tác Doanh nghiệp mang đến góc nhìn mới về việc quản lý công tác phí: doanh nghiệp có thể vừa kiểm soát chi tiêu chặt chẽ hơn, vừa mang lại trải nghiệm thoải mái hơn cho đội ngũ nhân sự đi công tác. Với quy trình quản lý được thiết kế hiệu quả, doanh nghiệp có thể tăng cường quản trị, đồng thời giảm trở ngại cho nhân viên, giúp bộ phận tài chính giảm tải gánh nặng đối soát thủ công, dành nhiều thời gian hơn cho quản lý tài chính chiến lược.

Trong bối cảnh công tác phí tại Việt Nam liên tục gia tăng, doanh nghiệp đứng trước cơ hội chuyển mình, thay đổi cách thức quản lý: từ chỗ chỉ ghi nhận chi tiêu thụ động sang chủ động triển khai các chương trình T&E kết nối toàn diện giữa chính sách, thanh toán và dữ liệu, để đưa ra những quyết định hợp lý hơn trong suốt hành trình công tác. Visa cam kết tiếp tục sát cánh cùng các doanh nghiệp, tổ chức tài chính và đối tác nhằm xây dựng trải nghiệm thanh toán thương mại kết nối, hiệu quả và minh bạch hơn./.

Ngọc Mai